Organisasi dan Manajemen

1. Bentuk Organisasi

Menurut pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:

• Bentuk Organisasi Garis

Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Kebaikannya :

1.      Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.

2.      Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.

3.      Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Keburukannya :

1.      Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.

2.      Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

3.      Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

·         Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kebaikannya;

1.      Pembidangan tugas-tugas jelas.

2.      Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.

3.      Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Keburukannya;

1.      Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.

2.      Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

• Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kebaikannya;

1.      Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.

2.      Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.

3.      Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Keburukannya;

1.      Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun

2.      Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

• Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

Menurut Hanel :

Merupakan bentuk koperasi / organisasi yang tanpa memperhatikan bentuk hukum dan dapat didefiniskan dengan pengertian hukum.

• Suatu sistem sosial ekonomi atau sosial tehnik yang terbuka dan berorientasi pada tujuan

• Sub sistem koperasi :

• individu (pemilik dan konsumen akhir)
• Pengusaha Perorangan/kelompok ( pemasok /supplier)
• Badan Usaha yang melayani anggota dan masyarakat

Menurut Ropke :

Koperasi merupakan bentuk organisasi bisnis yang para anggotanya adalah juga pelanggar utama dari perusahaan tersebut.

• Identifikasi Ciri Khusus

• Kumpulan sejumlah individu dengan tujuan yang sama (kelompok koperasi)
• Kelompok usaha untuk perbaikan kondisi sosial ekonomi (swadaya kelompok koperasi)
• Pemanfaatan koperasi secara bersama oleh anggota (perusahaan koperasi)
• Koperasi bertugas untuk menunjang kebutuhan para anggotanya (penyediaan barang dan jasa)

• Sub sistem

• Anggota Koperasi
• Badan Usaha Koperasi
• Organisasi Koperasi

Di Indonesia :

Merupakan suatu susunan tanggung jawab para anggotanya yang melalui hubungan dan kerjasama dalam organisasi perusahaan tersebut.

• Bentuk : Rapat Anggota, Pengurus, Pengelola dan Pengawas

• Rapat Anggota,

• Wadah anggota untuk mengambil keputusan

• Pemegang Kekuasaan Tertinggi, dengan tugas :

• Penetapan Anggaran Dasar
• Kebijaksanaan Umum (manajemen, organisasi & usaha koperasi)
• Pemilihan, pengangkatan & pemberhentian pengurus
• Rencana Kerja, Rencana Budget dan Pendapatan sertapengesahan Laporan Keuangan
• Pengesahan pertanggung jawaban
• Pembagian SHU
• Penggabungan, pendirian dan peleburan

2. Hirarki tanggung Jawab

[Pengurus] seseorang yang bertugas: Mengelola koperasi dan usahanya, Mengajukan rancangan Rencana kerja, budget dan belanja koperasi, Menyelenggaran Rapat Anggota, Mengajukan laporan keuangan & pertanggung jawaban, Maintenance daftar anggota dan pengurus, Wewenang, Mewakili koperasi di dalam & luar pengadilan, Meningkatkan peran koperasi

[Pengelola] Pengelola adalah Karyawan / Pegawai yang diberikan kuasa & wewenang oleh pengurus untuk mengembangkan usaha dengan efisien & professional, Hubungannya dengan pengurus bersifat kontrak kerja, dan dapat diangkat serta diberhentikan oleh pengurus

[Pengawas] Pengawas adalah Perangkat organisasi yang dipilih dari anggota dan diberi mandat untuk melakukan pengawasan terhadap jalannya organisasi & usaha koperasi

UU 25 Th. 1992 pasal 39:

• Bertugas untuk melakukan pengawasan kebijakan dan pengelolaan koperasi
• Berwenang untuk meneliti catatan yang ada & mendapatkan segala keterangan yang diperlukan

Pengurus

• Tugas
• Mengelola koperasi dan usahanya
• Mengajukan rancangan Rencana kerja, budget dan belanja koperasi
• Menyelenggaran Rapat Anggota
• Mengajukan laporan keuangan & pertanggung jawaban
• Maintenance daftar anggota dan pengurus
• Wewenang
• Mewakili koperasi di dalam & luar pengadilan
• Meningkatkan peran koperasi

Pengawas

• Perangkat organisasi yang dipilih dari anggota dan diberi mandat untuk melakukan pengawasan terhadap jalannya organisasi & usaha koperasi

UU 25 Th. 1992 pasal 39 :

• Bertugas untuk melakukan pengawasan kebijakan dan pengelolaan koperasi
• Berwenang untuk meneliti catatan yang ada & mendapatkan segala keterangan yang diperlukan

Pengelola

• Karyawan / Pegawai yang diberikan kuasa & wewenang oleh pengurus
• Untuk mengembangkan usaha dengan efisien & profesional
• Hubungannya dengan pengurus bersifat kontrak kerja
• Diangkat & diberhentikan oleh pengurus

3. Pola Manajemen

• Menggunakan gaya manajemen yang partisipatif
• Terdapat pola job description pada setiap unsur dalam koperasi
• Setiap unsur memiliki ruang lingkup keputusan yang berbeda (decision area)
• Seluruh unsur memiliki ruang lingkup keputusan yang sama (shared decision areas)

Koperasi seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan efisien.

Hal yang membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum adalah terletak pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota, pengurus, dan pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat diperinci sebagai berikut : Rapat anggota bertugas untuk menetapkan anggaran dasar, membuat kebijaksanaan umum, mengangkat/memberhentikan pengurus dan pengawas. Pengurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha koperasi sedangkan Pengawas tugasnya mengawasi jalannya koperasi.

Untuk koperasi yang unit usahanya banyak dan luas, pengurus dimungkinkan mengangkat manajer dan karyawan. Manajer atau karyawan tidak harus anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar koperasi supaya pengawasannya lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi oleh pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus.  Di bawah ini akan dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya akan membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :

a.      Perencanaan

Perencanaan merupakan proses dasar manajemen. Dalam perencanaan manajer memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang harus melakukan. etiap organisasi memerlukan perencanaan. Baik organisasi yang bersifat kecil maupun besar sama saja membutuhkan perencanaan. Hanya dalam pelaksanaannya diperlukan penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk, tujuan dan luas organisasi yang bersangkutan.

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan berbeda dalam situasi dan kondisi yang berubah-ubah di waktu yang akan datang. Apabila perlu dalam pelaksanaannya diadakan perencanaan kembali sehingga semakin cepat cita-cita/tujuan organisasi untuk dicapai.

Perencanaan dalam Koperasi :

Organisasi koperasi sama dengan organisasi yang lain, perlu dikelola dengan baik agar dapat mencapai tujuan akhir seefektif mungkin. Fungsi perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai maka koperasi harus membuat rencana yang baik, dengan melalui beberapa langkah dasar pembuatan rencana yaitu menentukan tujuan organisasi mengajukan beberapa alternatif cara mencapai tujuan tersebut dan kemudian alternatif-alternatif tersebut harus dikaji satu per satu baik buruknya sebelum diputuskan alternatif mana yang dipilih

Tipe rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat bermacam-macam tergantung pada jangka waktu dan jenjang atau tingkatan manajemen.

b.     Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting seperti:

1. Pembagian kerja,

2. Departementasi,

3. Bagan organisasi,

4. Rantai perintah dan kesatuan perintah,

5. Tingkat hierarki manajemen, dan

6. Saluran komunikasi dan sebagainya.

Struktur Organisasi dalam Koperasi :

Sebagai pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang harus diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul dari dalam dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan dalam hal pengetahuan paling sering terjadi, sebab seorang pengurus harus diangkat oleh, dan dari anggota, sehingga belum tentu dia merupakan orang yang profesional di bidang perusahaan. Dengan kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang terbatas pula, pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan baik.

Dengan masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha koperasi, semakin kompleks pula struktur organisasi koperasi tersebut. Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi harus disesuaikan dengan macam usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari produk yang dihasilkan. Pada prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun masing-masing mempunyai kelemahan.

c.      Pengarahan

Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab masing-masing orang yang bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut tidak saling bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Seorang karyawan dapat mempunyai prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai motivasi. Maka dari itu, tugas pimpinan perusahaan adalah memotivasi karyawannya agar mereka menggunakan seluruh potensi yang ada dalam dirinya untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya. Supaya manajer atau pimpinan perusahan dapat memberikan pengarahan yang baik, pertama-tama ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan dan harus pandai mengadakan komunikasi secara vertikal.

Manajemen Kepegawaian :

Seorang manajer kepegawaian adalah pembantu pengurus yang diserahi tugas mengurus administrasi kepegawaian, yang mencakup:

• Mendapatkan pegawai yang mau bekerja dalam koperasi,
• Meningkatkan kemampuan kerja pegawai,
• Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik sehingga para karyawan tersebut tidak bosan bekerja bahkan dapat meningkatkan prestasinya,
• Melaksanakan kebijaksanaan yang dibuat pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan menyampaikan informasi maupun laporan kepada pengurus secara teratur,
• Memberikan saran-saran/usul-usul perbaikan.

d.     Pengawasan

Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dapat dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.

Ada beberapa alasan yang dapat diberikan mengapa hampir setiap perusahaan menghendaki adanya proses pengawasan yang baik. Alasan-alasan tersebut antara lain:

• Manajer dapat lebih cepat mengantisipasi perubahan lingkungan,
• Perusahaan yang besar akan lebih mudah dikendalikan,
• Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.

Berdasarkan waktu melakukan pengawasan, dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu, feedforward controll, concurrent controll, dan feedback control.

Teknik dan Metode Pengawasan :

Secara garis besar pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode pengawasan kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Pengawasan kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga performance organisasi secara keseluruhan, sikap serta performance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data, biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas maupun kualitas produk. Ada beberapa cara yang biasa digunakan untuk mengadakan pengawasan kuantitatif, antara lain: dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break even, analisis rasio dan sebagainya.

Kita dapat melihatnya dalam program keterkaitan yang dicanangkan sebagai Gerakan Nasional muncul  4 (empat) macam pola hubungan kemitraan, yaitu:

1.      Pola Dagang.

Keterkaitan merupakan hubungan dagang biasa antara produsen/koperasi dan pemasar/pengusaha.

2.      Pola Vendor.

Kerjasama dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahan yang menjadi bapak angkat.

3.      Pola Subkontrak.

Kerjasama dilakukan dalam hubungan produk yang dihasilkan oleh koperasi menjadi bagian dalam sistem produksi bapak angkat.

4.      Pola Pembinaan.

Pola ini dikembangkan untuk memberi kesempatan kepada koperasi yang memiliki potensi produksi tetapi lemah dalam pemasaran.

Ke-empat pola tersebut memperlihatkan bahwa koperasi ditempatkan sebagai sub sistem dari perusahaan swasta/BUMN. Padahal koperasi mempunyai kemampuan untuk ditempatkan sebagai related system. Dengan demikian fokus perhatian umumnya terarah kepada koperasi primer, sedangkan pengembangan koperasi sekunder dan tersier tidak berjalan sebagaimana mestinya. Dengan hanya menjadi subsistem maka koperasi berada pada posisi bargaining yang lemah.

Memasuki millennium ketiga ini sudah seharusnya dilakukan upaya-upaya yang lebih teratur dan konsisten untuk membuat koperasi mampu berusaha di bidang ekpor-impor. Koperasi harus didorong untuk tumbuh dalam satu jaringan kerja (network) dan tidak hanya menjadi sub sistem perusahaan swasta.

Pemerintah dapat mengalokasikan dana untuk pengembangan koperasi dengan membangun unit-unit quality control guna menetapkan standar ekspor serta meningkatkan kualitas produk dari koperasi-koperasi produksi. Disamping itu juga membangun unit-unit promosi (Rumah Produk Indonesia) yang memperlihatkan bebagai sample produk dari koperasi yang mempunyai standar ekspor.

Telah disinggung terdahulu bahwa perhatian pembinaan yang hanya terfokus kepada koperasi primer akan memperlambat perkembangan koperasi di Indonesia. Untuk itu sudah seharusnya focus perhatian pembinaan disebarkan meliputi juga koperasi sekunder dan tersier dalam suatu sistem pembinaan terpadu.

Sumber : Berbagai Referensi